Auxiliar administrativo y recepcion

Objetivo del cargo

Brindar apoyo en las actividades de recepción, atención telefónica y presencial, archivo, facturación de ventas al detal, seguimiento a despachos y demás labores administrativas, contribuyendo al adecuado funcionamiento y organización de la empresa.

Perfil del aspirante

Persona organizada, responsable, cordial y con buena actitud de servicio, con capacidad para atender público y llamadas telefónicas, manejar información administrativa, realizar labores de archivo y facturación, y hacer seguimiento a los pedidos programados para despacho.

Debe tener buen manejo de herramientas ofimáticas, atención al detalle, comunicación efectiva y capacidad para trabajar de manera organizada y bajo cumplimiento de tiempos.

Funciones principales

Recepción y atención

Atender y recibir cordialmente a visitantes, clientes, proveedores y demás personas que ingresen a la empresa.
Controlar y autorizar el ingreso de visitantes de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Contestar, recibir y direccionar las llamadas telefónicas a las diferentes áreas.

Recibir y canalizar correspondencia, documentos y mensajes.

Archivo y apoyo administrativo

Organizar, clasificar y mantener actualizado el archivo físico.
Apoyar la elaboración, organización y entrega de documentos administrativos.

Realizar digitación y actualización de información en Excel y demás herramientas utilizadas por la empresa.

Apoyar el control y seguimiento de documentos.

Mantener organizada la documentación de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Brindar apoyo a las diferentes áreas en actividades administrativas que sean requeridas.

Facturación y ventas al detal

Elaborar y registrar las facturas correspondientes a las ventas al detal.

Verificar que la información del cliente y de los productos sea correcta antes de facturar.

Apoyar el manejo y control de documentos relacionados con las ventas.

Entregar o enviar los documentos correspondientes al cliente.

Mantener organizada la documentación de facturación.

Seguimiento a despachos

Revisar diariamente los pedidos programados para despacho.
Verificar que los pedidos que salen durante el día se encuentren correctamente identificados y documentados.

Hacer seguimiento a los pedidos pendientes de despacho.

Informar oportunamente cualquier novedad que pueda afectar la salida de un pedido.

Apoyar la coordinación y comunicación entre las áreas de ventas, producción, almacén y despacho.

Llevar un registro de los pedidos programados, despachados y pendientes.

Otras funciones administrativas

Apoyar la elaboración y seguimiento de informes y controles administrativos.

Realizar seguimiento a solicitudes internas.

Apoyar la organización de reuniones y documentación cuando sea necesario.

Recibir y transmitir información entre las diferentes áreas.

Cumplir las demás funciones relacionadas con el cargo que sean asignadas por su jefe inmediato.

Requisitos sugeridos

Formación: Técnico en áreas administrativas, asistencia administrativa, secretariado, gestión empresarial, contabilidad o áreas relacionadas.

Experiencia: 1 año en cargos de recepción, auxiliar administrativo, servicio al cliente o similares.

Conocimientos: Excel básico/intermedio, Word, correo electrónico y manejo de sistemas de facturación.

Competencias: organización, servicio al cliente, comunicación, responsabilidad, atención al detalle, manejo de información y seguimiento de tareas.-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
años de experiencia
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, receptionist, recepcionista