coordinador/a administrativo

Buscamos vincular un(a) Coordinador(a) Administrativo(a) para apoyar la gestión interna de la compañía, asegurar el seguimiento de tareas administrativas, organizar documentación corporativa, coordinar proveedores y facilitar la continuidad de los procesos de soporte a la Dirección y a las diferentes áreas alineado con el cumplimiento legal en Colombia.

El cargo requiere una persona organizada, confiable, práctica y con buen criterio administrativo, capaz de ejecutar y coordinar tareas internas con orden, trazabilidad y oportunidad. No se trata de un cargo gerencial, directivo ni estratégico, sino de una posición de coordinación administrativa y soporte interno.

Responsabilidades principales
La persona seleccionada tendrá a su cargo, entre otras, las siguientes funciones:
• Organizar y mantener actualizados archivos, carpetas, matrices, documentos internos y repositorios corporativos.
• Hacer seguimiento a pendientes administrativos, responsables, vencimientos, compromisos y próximos pasos.
• Apoyar la elaboración, actualización y control de manuales, procedimientos, instructivos, formatos, matrices de responsabilidades, documentos administrativos internos y procesos de onboarding y offboarding.
• Coordinar el seguimiento administrativo de proveedores, consultores y colaboradores de soporte, incluyendo documentos, entregables, facturas, cuentas de cobro, pagos pendientes y comunicaciones relevantes.
• Preparar y dar seguimiento a reuniones internas, comités o espacios de coordinación, incluyendo agendas, actas, compromisos y soportes.
• Apoyar la gestión administrativa de herramientas digitales, correos corporativos, carpetas compartidas, accesos, eventos, viajes, capacitaciones internas, SG-SST y demás políticas internas aplicables.

El rol será de coordinación, seguimiento y soporte administrativo. La persona no tendrá facultades de representación legal, aprobación presupuestal, decisión societaria, dirección estratégica, aprobación final de políticas internas, dirección autónoma de equipos, ni funciones contables, tributarias, fiscales o técnicas propias de los programas de BioCarbon.

Se requiere una persona profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Contaduría, Finanzas, Gestión Humana, Negocios Internacionales o áreas afines, con experiencia mínima de tres (3) años en cargos administrativos, coordinación administrativa, asistencia de gerencia, soporte a Dirección, gestión documental, seguimiento de proveedores, organización de procesos internos o roles similares.

Se valorará experiencia en empresas de servicios profesionales, consultoría, sostenibilidad, firmas legales, organizaciones internacionales o compañías con alto componente documental, administrativo y regulatorio así como la comprensión básica de flujos de caja, seguimiento presupuestal y conceptos financieros operativos.

Se requiere manejo de inglés en nivel intermedio, especialmente para lectura de documentos, manejo de correos, coordinación básica con proveedores o contactos internacionales y preparación de comunicaciones administrativas sencillas. No se requiere perfil bilingüe.

El cargo requiere buen manejo de herramientas ofimáticas y plataformas colaborativas, especialmente Excel o Google Sheets, Word o Google Docs., correo corporativo, carpetas compartidas y herramientas básicas de seguimiento de tareas.

Buscamos una persona metódica, responsable, cuidadosa con la información, con buena redacción, atención al detalle y capacidad para priorizar, hacer seguimiento y cerrar pendientes sin supervisión permanente.

La persona ideal debe ser práctica y resolutiva. Debe poder trabajar con varias áreas, comunicar alertas oportunamente, dejar evidencia organizada de su gestión y mantener trazabilidad de los asuntos administrativos bajo su responsabilidad.
-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
3 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Conocimientos: Adherencia o cumplimiento de normas, Competencia social o relacional, Escucha activa, Resolución de problemas, Apoyo administrativo, Bilingüe, Capital humano, Competencias digitales, Enfoque a resultados, Gestión administrativa, Gestión de operaciones, Gestión documental, Indicadores de gestión, Microsoft excel, Proveedores, Tareas administrativas, Comunicación organizacional, Adaptabilidad, Gestión de clientes, Análisis crítico, Autonomía, Mejora de procesos, Mejores prácticas, Valores éticos y morales
Palabras clave: residente, encargado, supervisor, subgerente, responsable, coordinador, gestor, capitan, administrative