auxiliar administrativo y contable - con experiencia

OPERACIÓN GENERAL DEL ESTUDIO
• Apoyar el funcionamiento integral de la empresa y garantizar flujo operativo eficiente.
• Apertura y cierre de instalaciones según protocolo.
• Custodia de activos, caja fuerte, elementos de valor y claves de acceso.
ATENCIÓN AL CLIENTE Y RECEPCIÓN PREMIUM
• Recepción presencial de clientas, con trato cálido, espontáneo, seguro y profesional.
• Manejo de WhatsApp Business y llamadas con respuesta rápida, clara y amable. Para gestionar dudas, aclaraciones y preguntas de interacción con las clientes.
• Información completa y asertiva sobre servicios, precios, tiempos y requisitos.
• Resolución de dudas, orientación personalizada y manejo adecuado de situaciones difíciles.
• Acompañamiento a la cliente en su experiencia desde la llegada hasta finalizar su servicio.
AGENDA Y COORDINACIÓN OPERATIVA
• Gestión completa de agenda: asignación, confirmación, reprogramación, control de tiempos y solicitudes a las comerciales para garantizar que las agendas de las artistas estén cubiertas cada día.
• Distribución del flujo de clientes durante el día y coordinación con artistas expertas.
• Registro actualizado de cambios, cancelaciones y novedades operativas.
FACTURACIÓN, PAGOS Y CUADRE DE CAJA
• Facturación diaria de servicios y productos según directrices contables (SIIGO). Effi
• Recepción de pagos y confirmaciones: efectivo, datáfono, transferencias, giros, abonos y anticipos.
• Cuadre diario de ingresos por productos, servicios y cursos.
• Control de caja menor y registro de movimientos autorizados.
• Verificación de que la facturación electrónica coincida con pagos, contratos y soportes.
CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN
• Gestión documental asignada por Dirección Contable (soportes, recibos, extractos).
• Verificación de pagos y seguridad social del personal.
• Conciliaciones bancarias (ingresos/egresos) y seguimiento de costos y gastos.
• Coordinación de impuestos, retenciones y obligaciones tributarias con el área contable.
• Mantenimiento y actualización de información contable; corrección de inconsistencias.
• Asistencia administrativa directa a Gerencia General.
• Afiliaciones al sistema de Seguridad social cuando sea necesario

INVENTARIOS Y COMPRAS
• Registro de entradas y salidas en inventario.
• Checklist diario de insumos y productos.
• Solicitud anticipada de insumos (mínimo 7–10 días) o de acuerdo con rotación.
• Gestión de órdenes de compra, cotizaciones y proveedores.
• Verificación de listas de precios y actualización de base de datos de insumos.
• Informe oportuno de productos agotados o próximos a agotarse.

BIOSEGURIDAD, RIESGOS Y HABILITACIÓN (SELLO VERDE)
• Cumplimiento estricto de protocolos de bioseguridad en recepción y áreas visibles.
• Manejo adecuado de residuos y limpieza de superficies.
• Apoyo a la gestión de riesgos laborales y seguridad del personal.
• Seguimiento a pendientes de habilitación y auditorías internas.
• Uso, creación y actualización de consentimientos en HiMed.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
• Orden y archivo físico y digital de todos los documentos administrativos y contables.
• Escaneo y carga de documentos a Drive manteniendo cada carpeta actualizada.
• Registro consecutivo de contratos, vinculaciones y expedientes al día.
• Listado exacto de insumos y precios actualizados

. INFORMES Y SEGUIMIENTO
• Manejo de CRM, y/o diferentes software y herramientas que maneje la organización para la gestión y cumplimiento de tareas, Reporte de novedades contables, operativas, de ventas o inventario.
• Seguimiento a compromisos, tareas asignadas y pendientes administrativos.
OTRAS FUNCIONES
• Cualquier otra responsabilidad asignada por las directivas de la compañía relacionada con la operación o administración del estudio y las líneas de negocio.
-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
2 años de experiencia
Idiomas: Español
Conocimientos: Eficiencia, Base de datos, Caja, Conciliaciones bancarias, Elaboración de informes financieros, Pago a proveedores, Programas contables, Atención al cliente, Gestión de transacciones
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, contador, pagador, contralor, accountant, facturista, tesorero, contable