Auxiliar de Archivo

Apoyar la administración, organización, clasificación, conservación, préstamo, digitalización y disposición de la documentación física y electrónica de la organización, garantizando el cumplimiento de la normatividad archivística vigente, los procedimientos internos y los principios de la gestión documental.
Formación Académica
• Bachiller académico.
• Técnico o Tecnólogo en Gestión Documental, Archivística, Administración Documental o áreas afines (preferiblemente).
Experiencia
• Mínimo un (1) año de experiencia en actividades relacionadas con archivo, gestión documental o administración de documentos.
• Experiencia en organización de archivos físicos y digitales, foliación, inventarios documentales y digitalización.
Conocimientos
• Procesos archivísticos:
o Organización documental.
o Clasificación y ordenación de documentos.
o Foliación.
o Inventarios documentales.
o Transferencias documentales.
o Tablas de Retención Documental (TRD).
o Conservación documental.
o Digitalización e indexación de documentos.
o Manejo de préstamos y consultas documentales.
• Conocimiento básico de la normatividad archivística colombiana.
• Manejo de herramientas de Microsoft Office:
o Excel (intermedio).
o Word.
o Outlook.
o PowerPoint (básico).
Funciones Principales
1. Organizar, clasificar y ordenar la documentación de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y los procedimientos establecidos.
2. Realizar procesos de foliación, rotulación e identificación de expedientes.
3. Elaborar y actualizar inventarios documentales.
4. Apoyar las transferencias documentales entre archivos de gestión, central e histórico.
5. Digitalizar, indexar y verificar la calidad de los documentos electrónicos.
6. Administrar el préstamo y devolución de documentos, manteniendo los respectivos controles.
7. Custodiar la documentación garantizando su integridad, confidencialidad y disponibilidad.
8. Mantener actualizadas las bases de datos e indicadores del archivo.
9. Apoyar las actividades de depuración documental conforme a las políticas institucionales.
10. Cumplir con las normas de seguridad de la información, calidad, seguridad y salud en el trabajo y protección de datos personales.
11. Presentar informes periódicos sobre las actividades realizadas cuando sean requeridos.
12. Apoyar las demás actividades inherentes al área de Gestión Documental. -Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
años de experiencia
Conocimientos: Adherencia o cumplimiento de normas, Capacidad de coordinación, Gestión de equipos, Base de datos, Digitalización, Documentación, Física, Gestión documental, Organización
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, file, archivo