Coordinador/a de Proyectos y Gerente de Operaciones - Remoto

Atlas Infrastructure Design es una firma de consultoría de Nueva Zelanda especializada en el diseño de infraestructura ferroviaria y de transporte. Prestamos servicios de ingeniería civil, ferroviaria, estructural, geotécnica y digital, además de topografía, para importantes clientes nacionales.

Buscamos un Coordinador sénior de proyectos y operaciones empresariales que se convierta en la mano derecha del fundador para la coordinación, administración y seguimiento comercial de la empresa.

Se trata de una posición completamente remota, estable, de dedicación completa y diseñada para establecer una relación profesional a largo plazo. El cargo está dividido aproximadamente en dos áreas:

COORDINACIÓN DE PROYECTOS – 50 %

* Mantener actualizados los registros de tareas, cronogramas, entregables y fechas límite de todos los proyectos activos.
* Hacer seguimiento a los ingenieros, subconsultores y clientes hasta completar cada acción pendiente.
* Preparar agendas y actas, coordinar reuniones y calendarios, y emitir comunicaciones claras de seguimiento.
* Gestionar estructuras de carpetas, control de versiones, plantillas, entregas documentales y cargue de información en portales de clientes.
* Coordinar la vinculación de subconsultores, las órdenes de compra, los entregables, los reportes de horas y la revisión de facturas frente a los alcances y tarifas acordados.
* Preparar propuestas y paquetes de licitación utilizando hojas de vida, casos de estudio, metodologías y otros materiales disponibles.

OPERACIONES EMPRESARIALES – 50 %

* Gestionar la facturación a clientes y el procesamiento de pagos a subconsultores.
* Mantener registros precisos en Xero y en los sistemas internos de gestión de proyectos.
* Crear y mantener un sistema de seguimiento de ingresos, costos y rentabilidad por proyecto.
* Relacionar cada factura emitida al cliente con los costos correspondientes, permitiendo conocer el margen real de cada proyecto y frente de trabajo.
* Mantener una proyección de flujo de caja a 12 semanas.
* Asegurar la emisión puntual de facturas, hacer seguimiento a las cuentas por cobrar y reportar semanalmente la posición de caja.
* Mantener actualizado el registro de trabajo contratado, de trabajo autorizado pendiente de facturación y de oportunidades comerciales en curso.
* Administrar contratos con subconsultores, certificados y renovaciones de seguros y registros de cumplimiento.
* Coordinar con el contador externo los asuntos relacionados con impuestos y declaraciones.
* Documentar procedimientos sencillos y prácticos para que la empresa funcione mediante sistemas establecidos.
* Brindar apoyo complementario en los registros de Seguridad y Salud en el Trabajo, la administración de usuarios y accesos tecnológicos y la coordinación de mercadeo.

PERFIL REQUERIDO

* Entre 7 y 10 años de experiencia en operaciones, coordinación de proyectos, administración empresarial o gestión de firmas de ingeniería, construcción o de servicios profesionales.
* Se valorará especialmente la experiencia en la administración o en la asistencia a la gestión de una pequeña empresa.
* Comprensión práctica del flujo de caja, la rentabilidad, la facturación y las relaciones con clientes.
* Excelente inglés escrito y hablado. El nivel se evaluará durante el proceso de selección.
* Manejo sólido de Xero o de sistemas contables equivalentes.
* Dominio de Excel, Word, SharePoint, Teams y de herramientas modernas de gestión de proyectos.
* Excelente organización, atención al detalle y disciplina para realizar el seguimiento hasta cerrar cada tarea.
* Capacidad para identificar y escalar oportunamente problemas, retrasos o inconsistencias.
* Máxima discreción y confiabilidad al manejar información comercial confidencial.

CONDICIONES

* Posición estable, de dedicación completa y con vocación de permanencia a largo plazo.
* Jornada de 42 horas semanales, habitualmente distribuida de lunes a viernes.
* Trabajo completamente remoto desde Colombia.
* La jornada se coordinará con el horario laboral de Nueva Zelanda y finalizará, como máximo, a las 2:00 p. m. de Nueva Zelanda.
* Dependiendo del cambio estacional de Nueva Zelanda, la jornada terminará aproximadamente a las 7:00 o 9:00 p.m. en Colombia. El horario de inicio se acordará para completar las 42 horas semanales, dejando libre la mayor parte de la mañana en Colombia.
* Remuneración mensual fija, competitiva y acorde con la experiencia.
* Bonificación anual basada en el desempeño.
* La estructura económica y contractual de la vinculación internacional se explicará claramente durante el proceso de entrevistas.
* Relación de trabajo directa con el fundador y el equipo sénior.
* Posibilidad real de asumir responsabilidades cada vez mayores a medida que la empresa crezca.

La vinculación estará condicionada a la firma de acuerdos de confidencialidad, de propiedad intelectual y de no captación de clientes ni de colaboradores. También se verificarán las referencias laborales y los antecedentes.

Se aplicará un periodo inicial de adaptación de tres meses, con acceso gradual a los sistemas e indicadores claros de confidencialidad, precisión y confiabilidad. El acceso completo se concederá tras superar satisfactoriamente este periodo.

Las personas preseleccionadas completarán un cuestionario escrito y una breve prueba en línea (técnica e inglés), y participarán en entrevistas.
-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
7 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Conocimientos: Atención al detalle, Control de costos, Control de documentos, Coordinacion de proyectos, Elaboración de informes, Facturación, Microsoft excel, Sharepoint, Teams, Administración de operaciones, Administración de empresas
Personas con discapacidad: Sí
Palabras clave: residente, encargado, supervisor, subgerente, responsable, coordinador, gestor, capitan, lider, jefe, gerente, manager, director, chief, lead, jefatura, regente, operations, operaciones, casa, remoto, remote, teletrabajo, home