asistente de gerencia

Objetivo del cargo: Brindar apoyo al gerente con el fin de garantizar la gestión efectiva de las actividades diarias para contribuir al logro de los objetivos organizacionales.

Conocimientos generales: Conocimiento intermedio en paquete Office, Gestión de agendas y calendarios, Gestión documental, Análisis de datos y de mercado, Uso de tecnologías de la información y comunicación, Plataformas de comunicación y videoconferencia, Gestión de proyectos y Gestión estratégica.

Funciones:
- Gestionar la agenda personal y laboral del gerente general.
- Programar reuniones y coordinar eventos corporativos, conferencias o actividades especiales.
- Elaborar presentaciones, cartas y otros documentos que se requieran.
- Programar y coordinar la logística de los comités y juntas directivas.
- Redactar las actas de reuniones o comités a los que asista.
- Realizar informe de las presentaciones realizadas por cada área frente a la Junta Directiva y socializar con la gerencia general.
- Coordinar la logística de los viajes, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles y transporte de la gerencia general.
- Recopilar, presentar y analizar los datos del mercado con el fin de identificar las tendencias actuales y las oportunidades de negocio para la toma de decisiones gerenciales.
- Facilitar y coordinar los canales de comunicación entre el gerente y los clientes internos o externos.
- Organizar y custodiar archivos electrónicos y físicos según su categoría y de acuerdo a las normas establecidas.
- Hacer seguimiento y responder los correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia física o digital, incluyendo el filtrado, respuesta o redirección según sea necesario.
- Seguimiento y control de los comunicados, procesos y documentos de los entes de Control y entes gubernamentales como: CREG, ICBF, SSPD, entre otras e informar a la gerencia general y demás interesados.
- Asistir a los comités de GLP que se realicen mensualmente junto con junto con la dirección de Contratos y Aprovisionamiento de GLP y directores de las regionales.
- Apoyar en el seguimiento a la información que se carga en el Sistema Único de Información con el fin de dar cumplimiento en los tiempos estipulados.
- Coordinar y hacer seguimiento a la publicación de tarifas y precios de suministro de GLP.
- Realizar el proceso de aprobación de las órdenes de compra o de servicio por medio del usuario de la gerencia general.
- Llevar control y presentar el informe del consolidado de compras o de servicio y socializar con la gerencia general.

Realizar las demás funciones que le sean asignadas por parte del jefe inmediato inherentes al cargo.-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
5 años de experiencia
Conocimientos: Comunicación, Gestión de equipos, Gestión de proyectos, Análisis de datos, Gestión documental, Logística de eventos, Microsoft excel, Microsoft office, Plataformas, Tecnología de la información
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide