Coordinador de Administración

Objetivo del Cargo: Planificar, coordinar, supervisar y controlar los procesos administrativos de la compañía, garantizando la adecuada utilización de los recursos, el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, la atención oportuna de los requerimientos de las diferentes áreas y el correcto funcionamiento de los servicios administrativos.
1. Planeación y coordinación administrativa
1.1. Planificar, coordinar y controlar las actividades administrativas de la compañía, identificando oportunidades de Mejora para optimizar procesos.
1.2. Garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos administrativos y servicios de apoyo informando a la gerencia sobre las principales novedades administrativas. 1.3. Garantizar la correcta aplicación de las políticas y procedimientos administrativos. (PDP - SAGRILAF - PTE)
2. Gestión y control presupuestal.
2.1 Elaborar realizar y controlar haciendo seguimiento al presupuesto administrativo de la compañía.
2.2 Controlar la ejecución de los gastos administrativos frente al presupuesto aprobado y proponer medidas de reducción de costos.
3. Gestión de Compras
3.1 Coordinar el proceso de solicitud de fondos de bienes y servicios administrativos eficientes, transparentes y orientados a la optimización de costos.
4.Gestión y Control de proveedores.
4.1 Coordinar el proceso de vinculación y actualización de proveedores de manera transparente , Verificando que los proveedores cuenten con la documentación requerida y Evaluando periódicamente el desempeño de los principales proveedores.
4.2 Actualizar la base de datos de proveedores.
4.3 Gestionar reembolsos por anticipos dados a proveedores y reintegros de depósitos en garantía entre otros.
5. Contratos y Servicios Administrativos.
5.1 Coordinar la gestión de contratos relacionados con servicios administrativos y realizar seguimiento a las fechas de inicio, vencimiento renovación cumplimiento de contratos.
5.2 Controlar la documentación legal y comercial de los contratistas.
6. Mantenimiento e infraestructura.
6.1 Seguimiento de los los mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la compañía.
6.2 Elaborar y controlar cronogramas de mantenimiento y reparaciones. Reportando a la Gerencia necesidades de inversión, reparación o adecuación
7.Servicios Generales y Suministros.
7.1 Supervisar los servicios de aseo, cafetería, vigilancia y demás servicios generales evitando desperdicios y gastos innecesarios.
7.2 Garantizar y controlar la adquisición y disponibilidad de elementos de aseo y suministros administrativos.
8.Gestión de Activos y Recursos.
8.1 Coordinar el control administrativo e inventario de los activos de la compañía.
8.2 Supervisar la entrega, traslado y devolución de activos al personal vinculado de la compañía .
8.3 Reportar pérdidas, daños o novedades relacionadas con activos.
8.4 Coordinar inventarios físicos periódicos.
9. Gestión Documental
9.1 Garantizar, supervisar y dar cumplimiento a la adecuada organización, almacenamiento y conservación de la documentación administrativa físicos y digitales. cumplimiento de los procedimientos de gestión documental
9.2 Coordinar que la actualización de bases de datos y matrices administrativas se encuentren disponibles y actualizadas.
9.3 Apoyar la preparación de información para auditorías internas, externas y requerimientos de entidades.
10. Facturación y control de cuentas administrativas.
10.1 Vigilar y controlar la aprobación de la facturación a clientes, que cumplan con las condiciones establecidas por la compañía.
10.2 Supervisar la recepción y revisión de facturas de proveedores Identificando inconsistencias y que correspondan a los bienes o servicios efectivamente recibidos.
11 .Caja menor y gastos administrativos
11.1 Supervisar y revisar que la caja menor cumpla con los soportes de los gastos realizados, validando las legalizaciones y reposiciones.
11.2 Verificar y controlar la correcta utilización de los recursos.
12. Apoyo a Gestión Humana.
12.1 Coordinar las actividades administrativas relacionadas con el personal.
12.2 Apoyar los procesos de ingreso, retiro y traslado de colaboradores desde el componente administrativo. Apoyando la gestión documental de los procesos de Talento Humano.
12.3 Coordinar la entrega y devolución de elementos asignados al personal.
12.4 Coordinar, supervisar actividades de seguridad industrial y salud ocupacional, bienestar y eventos internos cuando sean asignadas.
12.5 Coordinar requerimientos administrativos relacionados con colaboradores.
13. Seguridad y Salud en el Trabajo.
13.1 Apoyar el cumplimiento de las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
13.2 Coordinar con HSEQ las necesidades administrativas relacionadas con seguridad y salud.
13.3 Garantizar que los proveedores y contratistas cumplan los requisitos de seguridad aplicables.
14. Control Interno y gestión de Riesgos.
14.1 Identificar riesgos relacionados con los procesos administrativos.
14.2 Apoyar las auditorías y procesos de revisión interna.
14.3 Promover una cultura de control y cumplimiento dentro del área.
15. Informes e Indicadores.
El Coordinador Administrativo deberá preparar y presentar periódicamente informes relacionados con: Ejecución del presupuesto administrativo.
Gastos administrativos. Compras realizadas. Estado de órdenes de compra. Proveedores. Contratos y vencimientos.
Mantenimiento de instalaciones. Inventario de activos .Consumo de suministros.

-Requerimientos- Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
5 años de experiencia
Idiomas: Español
Conocimientos: Adherencia o cumplimiento de normas, Capacidad de coordinación, Compromiso, Flexibilidad, Gestión de equipos, Honestidad, Liderazgo, Resolución de conflictos, Sentido de pertenencia, Trabajo bajo presión, Atención al detalle, Control de presupuestos, Adaptabilidad, Administración de equipos
Licencias de conducir: B1
Palabras clave: residente, encargado, supervisor, subgerente, responsable, coordinador, gestor, capitan, intendencia, administration, quartermaster, administracion