Administrador de Residencia Oficial Venezuela

- El Administrador de la Residencia Oficial coordina el apoyo administrativo y operativo diario de la residencia oficial. El puesto organiza las actividades del personal, horarios, suministros, compras autorizadas, solicitudes de mantenimiento, acceso de proveedores, preparación para invitados y apoyo a funciones oficiales.
- El Administrador sirve como principal punto de coordinación diaria para las operaciones de la residencia, respetando la autoridad del ocupante principal. El puesto exige organización, buen juicio, discreción, registros precisos y comunicación profesional.

DEBERES DEL CARGO
A. Operaciones de la Residencia y Coordinación del Personal
• Coordinar asignaciones diarias, horarios, prioridades y cobertura razonable para el Chef y los trabajadores de servicio.
• Confirmar que las tareas de limpieza, lavandería, cocina, habitaciones de huéspedes, servicio de mesa y apoyo de eventos se completen de acuerdo con los estándares esperados.
• Coordinar el apoyo del personal para funciones oficiales, invitados, períodos de viaje, limpiezas especiales y otros cambios en las necesidades de la residencia.
• Mantener un calendario o plan de trabajo organizado para las actividades de la
residencia según se indique y comunicar los cambios al personal correspondiente.
• Brindar orientación práctica y dirección diaria sobre procedimientos, estándares, seguridad y requisitos de rendición de cuentas de la residencia.

B. Apoyo Administrativo, Compras y Bienes
• Controlar suministros domésticos, de limpieza, cocina, ropa blanca y eventos, y preparar o coordinar solicitudes de reposición.
• Realizar o coordinar compras autorizadas cuando se le indique y mantener recibos, registros y demás documentación de respaldo requerida.
• Mantener registros administrativos básicos, tales como horarios del personal, listas de suministros, inventarios, solicitudes de mantenimiento, información de proveedores y notas de apoyo de eventos, según sea requerido.
• Informar oportunamente daños, roturas, faltantes, condiciones inusuales o preocupaciones relacionadas con bienes y ayudar a coordinar el seguimiento.

C. Coordinación de Funciones, Proveedores y Mantenimiento
• Coordinar la preparación de la residencia antes y después de comidas oficiales, recepciones, reuniones y visitas autorizadas.
• Coordinar con el Chef y los trabajadores de servicio los horarios, montaje, servicio de mesa, limpieza, suministros y restablecimiento posterior al evento.
• Coordinar el acceso autorizado y la programación de personal de mantenimiento,
proveedores aprobados, catering, entregas y prestadores de servicios conforme a los
procedimientos de la residencia y de seguridad.
• Dar seguimiento a asuntos de mantenimiento por los canales establecidos de la residencia sin dirigir de manera independiente trabajos contractuales.

Salario: $1,500 USD. -Requerimientos- Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
4 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Conocimientos: Atención al detalle, Dirección de personal, Inventarios, Proveedores
Palabras clave: administrator, officer, funcionario